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Duplica documenti di acquisto (menu Acquisti)
Gestione Documenti Condizioni commerciali da aggiornare
Il comando permette di duplicare un documento di acquisto (in qualsiasi stato si trovi) generandone uno nuovo anche di diversa tipologia. Alla duplicazione si accede premendo il pulsante Duplica record o il tasto F7 dalla Gestione documenti di acquisto. E' possibile anche utilizzare il menu di servizio tramite tasto destro del mouse e fare clic sulla voce Duplica documento, o la voce presente nel menu Utilità Acquisti. La duplicazione riguarda un singolo documento di acquisto per volta. Lo stato del documento replicato sarà "Da consolidare" (o "Inserito" se si tratta di un Documento di Trasporto). Il comando evita all'utente di dover inserire documenti che si ripetono periodicamente con caratteristiche similari (per esempio fatturazione di servizi periodici, documenti riferiti a consegne omogenee pianificate ecc.).
Per effettuare la duplicazione è sufficiente selezionare il documento di partenza e selezionare il tipo documento di destinazione, impostando alcune opzioni di seguito dettagliate per fare in modo che il nuovo documento assuma le caratteristiche desiderate secondo le proprie esigenze operative, ad esempio è possibile fare in modo che sul nuovo documento vengano applicati i prezzi correnti e non quelli esistenti al momento della creazione del documento di origine.
Suggerimento In caso di documenti registrati periodicamente con caratteristiche ripetitive può risultare comodo creare un documento di acquisto base su cui caricare il dettaglio e le condizioni che serviranno, al momento della registrazione di nuovi documenti, per essere duplicati, evitando così inserimenti manuali.
Attenzione La duplicazione di un documento prevede una serie di controlli e limitazioni che sono di seguito illustrate nel paragrafo Note particolari sulla duplicazione dei documenti di acquisto.
Opzioni della finestra di dialogo Duplica documenti di acquisto
Documento sorgente
Stato
Permette di selezionare lo stato che caratterizza il documento da duplicare:
- Corrente = comprende i documenti non ancora consolidati, ovvero che si trovano in stato
- In fatturazione = documenti parzialmente fatturati (per esempio documenti di trasporto); - Da consolidare = documenti da consolidare;
- Consolidato = Solo i documenti consolidati (mediante il comando Consolida Documenti);
Numero documento
Indicare il Tipo documento, l'anno di riferimento e il numero del documento che si desidera duplicare. Premere F6 oppure fare clic sul pulsante di ricerca per la selezione dei codici.
Documento destinazione
Tipo
Indicare il tipo di documento che deve essere generato. Premere F6 oppure fare clic sul pulsante di ricerca per la selezione dei codici.
Applica le impostazioni magazzino del tipo documento
Selezionare l'opzione per fare in modo che sul documento di destinazione vengano impostate la causale di magazzino e il codice magazzino del tipo documento creato. In caso contrario sul documento di destinazione verranno replicati la causale ed il codice magazzino del documento di origine.
Data registrazione
Viene proposta dalla procedura la data di lavoro attuale, con possibilità di modifica. Non è invece possibile attribuire al documento date inferiori o uguali alla data di ultima stampa definitiva del registro I.V.A. sul quale deve essere registrato il documento. E' possibile selezionare una data facendo clic sul pulsante calendario o premendo il tasto F6 all'interno della casella.
Anno
Viene proposto l'anno I.V.A. corrente in base alla data di registrazione immessa.
Numero documento
Indicare il numero del documento di acquisto.
Data documento
Indicare la data del documento di acquisto.
Applica le condizioni commerciali correnti
Selezionare l'opzione per fare in modo che sul documento di destinazione vengano applicate le condizioni commerciali esistenti al momento della duplicazione: prezzi, listini, sconti, ecc. In caso contrario sul documento di destinazione verranno replicati precisamente tutti i dati economici del documento di origine, anche se nel frattempo le condizioni commerciali possono aver subito delle variazioni.
Pulsante Avanzate. . .
Facendo clic su questo pulsante si apre la finestra di dialogo Condizioni commerciali da aggiornare dove è possibile stabilire il comportamento da adottare sul documento duplicato per quanto riguarda le condizioni di acquisto.
Note particolari sulla duplicazione dei documenti di acquisto
Durante l'elaborazione preventiva alla duplicazione vengono segnalati i seguenti errori:
- Errori bloccanti che non consentono la riuscita della duplicazione: assenza del codice dell'intestatario, del codice magazzino, della causale di magazzino, della divisa, dei codici Iva, dei codici conto di contropartita, dei codici articolo;
- Errori non bloccanti che consentono la riuscita della duplicazione con richiesta di conferma all'utente fornendo le indicazioni nella stampa delle anomalie: assenza del codice intestatario di spedizione, codice di spedizione, codice magazzino collegato, causale magazzino collegato, condizione pagamento, listino, informazioni di contabilità analitica, consegna, unità di misura, trasporto, vettore, fornitore bloccato, fornitore obsoleto (non utilizzato), articolo obsoleto (non utilizzato).
- Aggiornare i movimenti di magazzino e le giacenze di magazzino;
- Aggiornare i contatori per l'ultimo numero documento utilizzato;
- Proporre la gestione dei lotti da aggiornare (se è abilitata la relativa gestione);
- Eliminare tutti gli eventuali riferimenti ai singoli documenti di generazione (esempio riferimenti o D.d.T. o a Ordini);
- Azzerare il campo Acconto nel Calce.
- Lo stesso tipo è sempre permesso
- Da D.d.T. (Tipo documento B) a Reso (Tipo documento R )
- Da D.d.T. (Tipo documento B) a Fattura (Tipo documento I o F)
- Da Fattura (Tipo documento I o F) a Nota di Credito (Tipo documento C).