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Anagrafica Articoli

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Questo archivio gestisce le anagrafiche degli articoli di magazzino. Gli articoli possono essere inseriti, in tutte le loro informazioni, anche direttamente durante le fasi di movimentazione, come ad esempio durante l'inserimento delle fatture di vendita, degli ordini o dei movimenti di magazzino.

Il presente comando consente l'inserimento, la modifica e l'eliminazione manuale dei singoli articoli. L'anagrafica articoli è unica anche se vengono gestiti più magazzini, quindi l'articolo "A" potrà essere utilizzato indistintamente sia sul magazzino "01" che sullo "02".

Il programma consente una gestione completa dei codici a barre. E' possibile utilizzare diversi tipi di codici a barre, associare ad uno stesso articolo più di un codice a barre e creare automaticamente i codici a barre per gli articoli sprovvisti.

Premendo il tasto F8 o facendo clic sul pulsante di ricerca, in corrispondenza della casella "Codice", si aprirà una finestra di ricerca che visualizza gli articoli secondo il criterio di ordinamento preferito. Per le chiavi di ordinamento e di ricerca degli articoli è possibile ordinare su qualsiasi campo. Con il tasto F7 o con il pulsante Duplica Record è possibile duplicare su dei nuovi codici i dati anagrafici di articoli già inseriti in precedenza per evitare di inserire più volte informazioni ripetitive (verrà richiesto di indicare il "Codice da duplicare" e il "Codice da creare").

L'anagrafica articoli deve essere compilata prima di iniziare le operazioni con i moduli applicativi Vendite, Magazzino, Distinta Base e Ordini; tuttavia è possibile inserire nuovi articoli anche durante le registrazioni dei movimenti (come ad esempio in Gestione Documenti delle Vendite oppure in Gestione Movimenti del Magazzino). Prima di inserire gli articoli è opportuno aver predisposto, se vengono gestiti, i seguenti archivi: tabella Categorie Merceologiche, tabella Raggruppamenti Statistici e tabella Raggruppamenti Fiscali.

Il programma consente di gestire la codifica degli articoli con varianti. Ad esempio, ad un codice articolo base, che identifica il tipo di prodotto, come "Maglione", può essere aggiunto il codice relativo alla taglia, "T. 54", al colore, "Blu" e al tessuto "Lana". Questo è possibile solo se è stata selezionata l'opzione nella Scheda Varianti del comando Parametri magazzino. In questo caso si aprirà la finestra di dialogo Varianti articoli.

Opzioni della finestra di dialogo Anagrafica Articoli

Codice

Casella di 15 caratteri alfanumerici. Fare clic sul pulsante di ricerca o premere F6 per attivare la ricerca del codice di interesse. Selezionando il codice di un articolo è possibile conoscerne la situazione di magazzino con il pulsante Scheda. Premendo il pulsante Duplica record o il tasto F7 si apre la finestra Duplica record che consente di creare un nuovo record.

Stampa della tabella

Per ottenere la stampa della tabella premere il tasto F8 nella casella "Codice" oppure fare clic sul pulsante Stampa nella barra degli strumenti (vedere Stampa Anagrafica Articoli).

Inserito il / Ultima modifica

• Inserito il: Viene visualizzata la data di inserimento dell'articolo;
• Ultima modifica: Viene visualizzata la data dell'ultima modifica apportata all'articolo.

Queste informazioni sono aggiornate dalla procedura e non sono modificabili da parte dell'utente.

Descrizione

E' possibile inserire due descrizioni per ogni articolo: una estesa ed una ridotta. Quella estesa (la presente) è la descrizione di magazzino dell'articolo composta da due campi che possono contenere 40, 60 oppure 80 caratteri alfanumerici ciascuno, in base quanto stabilito nei Parametri Magazzino. Il primo di questi due campi descrittivi costituisce elemento di ricerca degli articoli.

Codice a barre

Indicare il codice a barre dell'articolo. E' possibile inserire diversi tipi di codice a barre con una lunghezza massima di 14 caratteri alfanumerici. Viene controllata in archivio l'univocità dei codici a barre inseriti. Infatti se si tenta di immettere un codice a barre già presente, sarà segnalato all'operatore che il codice a barre è doppio, lasciando però la possibilità di proseguire "forzando" l'inserimento (Rispondendo "Sì" alla comparsa della casella messaggio). Naturalmente è sconsigliato mantenere in archivio codici a barre doppi, specialmente se si effettuano movimentazioni di magazzino con lettura ottica dei codici a barre.

Tipo codice a barre

Ciascun tipo di codice è identificato da un numero compreso tra 1 e 9. Tale numero, che segue la casella di 14 caratteri dove inserire il codice a barre, viene attribuito dal programma in base alle caratteristiche del codice immesso; può essere però modificato dall'utente in caso di necessità. L'elenco completo dei codici a barre previsti e delle loro caratteristiche è il seguente:

Numero	Tipo	Lunghezza	Tipo	c.d.
0	No codice a barre
1	UPC-A	12 (11 + check digit)	Numerico	Si
2	UPC-E	6	Numerico	No
3	EAN-13	13 (12 + check digit)	Numerico	Si
4	EAN-8	8 (7 + check digit)	Numerico	Si
5	CODE 39	Da 1 a 14	Alfanumerico	No
6	EXTENDED CODE 39	Da 1 a 14	Alfanumerico	No
7	INTERLEAVED 2/5	Da 1 a 14	Numerico	No
8	CODE 128	Da 1 a 14	Alfanumerico	No
9	CODABAR	Da 1 a 14	Alfanumerico	No

c.d.: Codice di controllo (check-digit)

Il check digit (o codice di controllo) è l'ultimo carattere del codice a barre e consente il controllo di validità dei precedenti. Per i tipi di codice a barre che prevedono il check digit (UPC-A, EAN-13 ed EAN-8), viene controllata l'esattezza del codice immesso. Se il check digit immesso non è corretto, il programma lo segnala all'utente e lo modifica automaticamente. Come detto, il numero corrispondente al tipo di codice a barre viene attribuito dal programma. Ad esempio se si inserisce un codice a barre di 13 numeri verrà proposto il tipo "3" (EAN-13), mentre se si inserisce un codice a barre di 13 caratteri alfanumerici verrà proposto il tipo "8" (CODE 128). La casella "Tipo codice a barre" serve anche per poter stampare nel formato corretto il codice a barre.

Codici a barre multipli

E' possibile attribuire ad ogni articolo più di un codice a barre. L'articolo potrà essere movimentato utilizzando uno qualsiasi dei codici a barre associati. Per inserire i codici a barre multipli premere il pulsante con il simbolo del codice a barre e il segno "+", posto a fianco della casella "Codice a barre". Verrà aperta la finestra di dialogo Codici a barre multipli che mostra tutti i codici a barre associati all'articolo e consente l'inserimento di nuovi codici.

Creazione automatica del codice a barre

E' possibile creare i codici a barre degli articoli automaticamente. Questa caratteristica è particolarmente utile per tutte quelle ditte che gestiscono articoli non codificati o prodotti internamente e che desiderano attribuire un codice a barre progressivo a ciascun articolo gestito. Il codice a barre creato è sempre un codice di tipo "EAN-8" in cui le prime due cifre sono sempre uguali a "99". Premendo Ctrl+F3 nella casella "Codice a barre", dopo una richiesta di conferma, verrà proposto automaticamente un codice a barre numerato progressivamente (l'ultimo numero utilizzato viene memorizzato nei Parametri Magazzino). Il codice a barre è così composto:

"99" + "nnnnnn" + "C"

dove "nnnnnn" è un numero progressivo e "C" è il codice di controllo attribuito automaticamente. La stessa funzione di creazione automatica dei codici è svolta anche dal pulsante posto a fianco della casella "Codice a barre", immediatamente al di sotto del pulsante per l'immissione di codici multipli.

Pulsanti disponibili

• Scheda: consente una consultazione immediata della scheda dell'articolo. Il pulsante viene abilitato dopo aver selezionato il codice di un articolo. Premendolo si apre la finestra di Interroga schede che visualizza il dettaglio dei movimenti subiti dal conto selezionato o da qualsiasi altro conto di interesse nell'anno o nel periodo contabile selezionato.
• Scorte: consente di impostare la scorta minima e massima per l'articolo in oggetto. Premendo il pulsante si apre la finestra Parametri Scorte di Magazzino.

• Giacenze: con questo pulsante è possibile richiamare la finestra Interroga Quantità e Valori, essa consente di visualizzare nel dettaglio i dati quantitativi e di valore relativi alle scorte dell'articolo in oggetto.
• Fornitori articolo: consente l'accesso alla scelta Elenco fornitori articolo che fornisce la possibilità di codificare per ogni articolo, oltre ai dati presenti nell'anagrafica, anche informazioni legate ai fornitori dell'articolo stesso (esempio la codifica di un medesimo articolo presso i diversi fornitori).
• Clienti articolo: consente l'accesso alla scelta Elenco clienti articolo che fornisce la possibilità di codificare per ogni articolo, oltre ai dati presenti nell'anagrafica, anche informazioni legate ai clienti dell'articolo stesso (esempio la codifica di un medesimo articolo presso i diversi clienti).
• Ultimi prezzi di acquisto: consente l'accesso alla scelta Ultimi prezzi di acquisto che fornisce la possibilità di visualizzare una griglia che riporta i dati relativi ai documenti di acquisto che riguardano l'articolo selezionato (visibile in alto a sinistra della finestra). La scelta permette di visualizzare i prezzi di acquisto e le condizioni commerciali praticate per quanto riguarda un determinato articolo da parte di un particolare fornitore o in generale. Questa funzionalità è particolarmente utile per chi desidera compiere un'analisi immediata delle condizioni di vendita praticate negli ultimi documenti di acquisto ricevuti.
• Ultimi prezzi di vendita: consente l'accesso alla scelta Ultimi prezzi di vendita che fornisce la possibilità di visualizzare una griglia che riporta i dati relativi ai documenti di vendita che riguardano l'articolo selezionato (visibile in alto a sinistra della finestra). La scelta permette di visualizzare i prezzi di vendita e le condizioni commerciali praticate su un determinato articolo nei confronti di un particolare cliente o in generale. Questa funzionalità è particolarmente utile per chi desidera compiere un'analisi immediata delle condizioni di vendita praticate negli ultimi documenti di vendita emessi.
• Listini di acquisto: consente l'accesso alla scelta Interroga listini di acquisto che fornisce la possibilità di visualizzare per l'articolo selezionato, il prezzo di acquisto praticato da ogni fornitore.
• Listini di vendita: consente l'accesso alla scelta Interroga listini di vendita che fornisce la possibilità di visualizzare per l'articolo selezionato, il prezzo di vendita praticato da ogni cliente.
• Elimina: la procedura è utilizzabile quando si desiderano eliminare dall'archivio degli articoli non più utilizzati, oppure quando si desidera modificare il codice di un articolo creato in precedenza attribuendogli un nuovo codice, ad esempio se si volesse modificare il codice di un articolo da "100" a "1000". Prima di effettuare l'annullamento di un articolo, che è un'operazione irreversibile, la procedura effettua alcuni controlli per verificare la presenza dell'articolo negli archivi.

Situazione dell'articolo	Annullamento Possibile/Impossibile
Solo inserito in anagrafica (non ancora movimentato)	Annullamento possibile (senza alcuna segnalazione)
(*) Movimentato attraverso movimenti di magazzino	Annullamento possibile (dopo segnalazione)
(*) Presente sullo storico di magazzino (lo storico è l'archivio creato dopo una Chiusura Magazzino)	Annullamento possibile (dopo segnalazione)
(*) Presente sui progressivi in tempo reale	Annullamento possibile (dopo segnalazione)
(*) Presente sui progressivi all'ultima chiusura	Annullamento possibile (dopo segnalazione)
(**) Presente su documenti di vendita (bolle, fatture...) non ancora consolidati	Impossibile annullarlo
(**) Presente su ordini clienti con quantità non ancora consegnata a saldo (se l'articolo è stato inserito in qualche ordine)	Impossibile annullarlo

(*) Se l'articolo è presente in uno degli archivi elencati, appare un messaggio sullo schermo. Per proseguire bisognerebbe annullare manualmente tutti i movimenti in cui l'articolo è presente ed azzerare (con le Utilità Magazzino) i suoi progressivi, sia in tempo reale che all'ultima chiusura. Viene comunque data la possibilità di annullare "forzatamente" l'articolo.

(**) Se l'articolo è presente sugli archivi dinamici elencati, la sua eliminazione è impossibile. Se in ogni caso si intende annullare l'articolo interessato si consiglia di creare la nuova anagrafica di sostituzione e poi richiamare tutti i movimenti in cui è presente il codice da annullare, sostituendolo con il nuovo codice appena creato. Se, al contrario, si intende annullare definitivamente l'articolo senza sostituirlo con nessun altro codice, dopo averlo richiamato sui vari movimenti in cui è presente, si dovrà procedere con l'eliminazione della riga in cui l'articolo è presente. Quando si annulla un articolo con il presente comando, l'articolo viene eliminato dall'archivio giacenze in tempo reale e all'ultima chiusura, sui movimenti di magazzino e sull'archivio storico dei movimenti di magazzino.

Inserimento di articoli simili

Se si deve inserire una serie di articoli simili, ad esempio tutti gli articoli di una collana o di una particolare linea di prodotti, è consigliabile utilizzare il pulsante Duplica Record che si attiva premendo il tasto F7 sulla casella "Codice". Si aprirà la finestra di dialogo Duplica Record. Supponiamo di voler duplicare l'articolo con codice MON001 su un nuovo articolo a cui attribuiremo il codice MON003. Per eseguire questa operazione operare come segue:

• Non appena entrati, senza digitare alcun codice, premere F7 (Duplica Codice) nella casella "Codice";
• Digitare nella prima casella il codice dell'articolo da duplicare (MON001) o, se non lo si ricorda, cercarlo facendo clic sul pulsante di ricerca o premendo il tasto F6;
• Digitare il codice del nuovo articolo (MON003) nella casella "Codice da creare". Premendo il pulsante Duplica, saranno proposti i dati dell'articolo da duplicare.

Informazioni archiviazione

Nella parte inferiore della finestra di dialogo sono riportate le informazioni sull'archiviazione di allegati e/o Post-X per l'entità, se è attivata la gestione nei Parametri archiviazione e allegati.

• Allegato: richiama la funzione Esplora Archivio per visualizzare le informazioni sugli allegati all'entità
• Post-X: visualizza le annotazioni sull'entità