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Riconciliazione Bancaria

Il comando permette di confrontare le informazioni contenute nei movimenti bancari con quelle presenti nelle registrazioni contabili (effettuate con il sottoconto relativo al c/c bancario) e nelle partite correlate e prevede meccanismi per generare automaticamente i movimenti contabili a partire da quelli bancari. Può, inoltre, fornire suggerimenti sulle operazioni da eseguire e sugli importi da inserire. Quando l' utente sceglie come registrare le transazioni bancarie, il sistema apprende automaticamente i comportamenti adottati e offre suggerimenti di conseguenza.

L’ operazione di riconciliazione prevede due fasi:

• FASE 1 in cui, dopo aver indicato il codice banca su cui operare e il periodo per il quale si intende procedere, vengono preparati i dati da riconciliare e si sceglie l’ azione da intraprendere sugli stessi;
• FASE 2 in cui avviene la vera e propria riconciliazione dei dati che, in base al tipo di azione da intraprendere, provvederà autonomamente alla generazione di nuovi movimenti contabili, all’ abbinamento di quelli esistenti, oppure a suggerire l’ operazione più opportuna, lasciando comunque la possibilità all’ utente di provvedere all’ inserimento manuale di nuovi movimenti.

La fase specifica in cui si trova la riconciliazione e il totale dei movimenti da riconciliare sono sinteticamente evidenziati tramite apposita messaggistica posta al di sopra della griglia contenente i movimenti bancari.

Banca

Codice banca da riconciliare. Premere F6 oppure fare clic sul pulsante di ricerca per la selezione dei codici. E' possibile accedere direttamente alla tabella relativa al contenuto della casella premendo F5 oppure facendo doppio clic o premendo INS nella casella. E' possibile attivare la ricerca per contenuto tramite Shift+F6.

Dal

Data dalla quale deve partire l' interrogazione dei movimenti bancari. Viene proposta la data che corrisponde al primo giorno del mese precedente rispetto alla data di sistema. E' possibile selezionare una data facendo clic sul pulsante calendario o premendo il tasto F6 all'interno della casella.

Al

Data fino alla quale effettuare l' interrogazione dei movimenti bancari. Viene proposta la data corrispondente all' ultimo giorno del mese precedente rispetto alla data di sistema. E' possibile selezionare una data facendo clic sul pulsante calendario o premendo il tasto F6 all'interno della casella.

Cod. PDC Banca

Viene visualizzato il sottoconto del piano dei conti associato al conto corrente bancario nella tabella banche. Si tratta di una informazione non modificabile da questa scelta.

Scheda contabile

Il pulsante consente la consultazione immediata della scheda contabile relativa al sottoconto del piano dei conti associato al conto corrente. Premendolo è possibile accedere direttamente alla scheda del conto (Interroga Schede) che consente di visualizzare i movimenti contabili.

Operazioni

Sono disponibili tre diverse modalità di riconciliazione:

Ricerca suggerimenti

L’ elaborazione di riconciliazione fornisce dei suggerimenti sulle operazioni più opportune da intraprendere per il movimento bancario selezionato, come ad esempio proporre una registrazione contabile già esistente in quanto abbinabile al movimento bancario.

Abbina movimenti contabili e ricerca suggerimenti

L’elaborazione abbina automaticamente i movimenti bancari con le registrazioni contabili esistenti e, se presenti le condizioni, fornirà dei suggerimenti per i movimenti che non è riuscita ad abbinare.

Abbina, genera movimenti contabili e ricerca suggerimenti

L’elaborazione effettua automaticamente gli abbinamenti tra movimenti bancari e movimenti contabili esistenti e genera le nuove scritture contabili dove possibile. Dove queste operazioni non sono fattibili, se presenti le condizioni fornisce suggerimenti.

Griglia dei movimenti bancari

Mostra l’elenco dei movimenti bancari appartenenti al c/c indicato e compresi nell’intervallo di tempo impostato.

Grazie alle opzioni della sezione visualizza, è possibile visualizzare nella griglia i movimenti ''Da riconciliare'', "Parzialmente riconciliati", "Riconciliati" e quelli "Ignorati".

L'attivazione di queste opzioni può essere decisa all'interno dei Parametri Collegamento ZPay, nella sotto-scheda Impostazioni della scheda Riconciliazione Bancaria.

Scheda Movimento Bancario

La scheda riporta le diverse informazioni del movimento bancario sul quale si è posizionati; si tratta di dati ottenuti da ZPay, quindi non modificabili.

Pulsanti disponibili nella sezione Movimenti bancario

• Origine: pulsante abilitato solo per i movimenti bancari che hanno collegato un link di pagamento (P.b.L.). Consente di visualizzare il dettaglio dei documenti a cui il P.b.L. risulta associato.apre la scelta “Gestione Movimenti” di contabilità che mostra il movimento selezionato.

Scheda Movimenti Contabili

Movimenti contabili associati

Permette di visualizzare le righe della registrazione contabile abbinata al movimento bancario riconciliato.

Pulsanti disponibili nella sezione Movimenti contabili associati

• Visualizza: apre la scelta “Gestione Movimenti” di contabilità che mostra il movimento selezionato.
• Disassocia: consente di eliminare il collegamento tra il movimento bancario e la riga del movimento contabile selezionata (il movimento contabile non viene eliminato); con questa operazione il movimento bancario torna allo stato “Da riconciliare.
• Crea regola: consente di inserire una nuova Regola per la riconciliazione automatica a partire dalle informazioni presenti nel movimento bancario selezionato e nel movimento contabile ad esso associato; la regola sarà così applicata nelle successive elaborazioni per i movimenti bancari che risponderanno alle condizioni definite sulla regola stessa, in modo da ottenere la riconciliazione automatica dei movimenti.
• Mostra righe: selezionare l’opzione per visualizzare tutte le righe presenti nei movimenti contabili associati ad un movimento bancario anziché solo quelle che movimentano il sottoconto della banca.

Pulsanti disponibili

• Prepara dati: consente di popolare la griglia principale con l’elenco dei movimenti bancari scaricati da ZPay, appartenenti al c/c indicato e compresi nell’intervallo di tempo impostato;

• Riconcilia: consente di procedere con la riconciliazione vera e propria dei movimenti bancari ricercando, per ogni movimento bancario da riconciliare, se esistono dei movimenti contabili compatibili, delle partite collegate da chiudere con un incasso/pagamento oppure delle regole di riconciliazione con condizione compatibile e, in base alla modalità di riconciliazione definita nel campo Operazioni, procede ad eseguire l’operazione più adatta.

  In base al tipo di aggiornamento deciso il pulsante sarà contraddistinto da una diversa icona.

• Suggerisci: il pulsante si attiva se la procedura è riuscita ad individuare un’operazione da eseguire per riconciliare il movimento bancario; ad esempio, se il movimento bancario ha importo e intestatario coincidenti con una partita aperta, il suggerimento ne propone la chiusura tramite incasso/pagamento, oppure sono suggeriti dei movimenti contabili già esistenti tra cui l’utente può scegliere quali abbinare.

  In corrispondenza di questo tasto possono comparire icone diverse: qualora il suggerimento preveda l’abbinamento ad una registrazione esistente, oppure l’icona nel caso in cui il consiglio guidi all’inserimento di una nuova registrazione contabile. Questo permette all’utente di sapere in anticipo quale suggerimento verrà fornito senza necessità di cliccare il pulsante; nel caso in cui l’operazione non fosse ritenuta opportuna si potrà procedere a selezionare un pulsante alternativo come “Incasso rapido” , “Pagam. rapido” o “Ricerca”.

  Cliccando sul pulsante che prevede l'abbinamento viene visualizzata una griglia che evidenzia le righe relative ai movimenti contabili individuati dalla procedura, inerenti al movimento bancario selezionato. Per ogni riga di movimento relativa al c/c bancario è possibile visualizzare il dettaglio dell’intero movimento (con la riga principale del movimento in grassetto); per le righe di contropartita verranno resi visibili i riferimenti alle partite come avviene nella griglia della riconciliazione bancaria.

  Al fine di restringere la ricerca e individuare in modo più veloce e preciso il movimento di interesse occorre utilizzare il “Filtro” che può essere attivato su diversi elementi come:

  • “Contropartita”, ovvero “tipo soggetto” Cliente o Fornitore (proposto in base al segno) e “codice soggetto”;
  • “Numeri documenti” (che possono essere indicati in successione separati da virgole “,”).

  Per attivare ogni filtro è necessario selezionare l'opzione corrispondente e inserire le informazioni richieste. Dopo aver compilato, premere il tasto Tab per attivare il filtro.

  All'apertura della finestra, la procedura di ricerca precompila automaticamente i filtri con eventuali riferimenti già individuati.

  Il pulsante “Estendi periodo” permette di ampliare l’intervallo temporale di ricerca sui movimenti. Ogni volta che si procede a selezionare il pulsante, il periodo si amplia di due mesi rispetto alla finestra temporale iniziale, decrementando di un mese la data di inizio intervallo e aumentando di un mese la data di fine intervallo.

  Questa estensione può essere utile ad individuare il movimento contabile corrispondente al movimento bancario qualora appartenga ad un periodo diverso da quello atteso. Se le informazioni del movimento risultano visualizzate in grigio la riconciliazione non è fattibile, anche se il movimento è stato individuato. Ricordiamo che l'abbinamento è possibile solo se i movimenti rientrano nel range previsto dai parametri di collegamento ZPay e se l’importo della riga contabile non supera l’importo del movimento bancario.

• Ignora: permette di escludere i movimenti bancari dalla riconciliazione con la possibilità di indicarne la motivazione che, se compilata, sarà mostrata nel calce della scheda “Movimento bancario”. Contrassegnando un movimento come “Ignorato”, il pulsante “Ignora” assume la dicitura “Non ignorare” che consente di ripristinare lo stato precedente.
• Ricerca: propone le registrazioni contabili relative al conto corrente che potrebbero essere abbinate al movimento bancario selezionato; viene mostrata una finestra simile a quella che si abilita con il "Suggerisci". Dall'elenco proposto possono essere selezionate anche diverse registrazioni fino al raggiungimento dell’importo complessivo del movimento bancario (man mano che si selezionano le registrazioni, il residuo si aggiorna di conseguenza). Prima di confermare, per capire se l’intero importo è stato abbinato e quindi il valore residuo è zero, viene visualizzata l’icona

• Incasso Rapido: permette di collegarsi alla “Movimentazione partite” della contabilità e propone le partite ancora aperte dei clienti che potrebbero essere saldate a fronte del movimento bancario selezionato; se i dati del movimento bancario lo consentono, la procedura è in grado di proporre, già compilati, i dati necessari per confermare la registrazione come la data del movimento, il codice del cliente, la causale contabile e gli importi.

• Pagam. rapido: permette di collegarsi alla “Movimentazione partite” della contabilità e propone le partite ancora aperte dei fornitori che potrebbero essere saldate a fronte del movimento bancario selezionato; se i dati del movimento bancario lo consentono, la procedura è in grado di proporre, già compilati, i dati necessari per confermare la registrazione come la data del movimento, il codice del fornitore, la causale contabile e gli importi.

• Ins. movimento: apre la scelta “Gestione Movimenti” di contabilità in modo da poter inserire il movimento contabile di riconciliazione; la procedura propone già compilati gli elementi ricavati dal movimento bancario selezionato come data, conto della banca e importo. Se in passato si è effettuata una riconciliazione per un movimento bancario simile viene anche proposta la causale precedentemente appresa.

• Stampe…: permette di effettuare delle stampe di supporto alla riconciliazione bancaria in cui sono evidenziati i movimenti contabili non ancora riconciliati e le partite clienti e fornitori ancora aperte con scadenza nel periodo che si sta considerando e che non risultano abbinate ai movimenti bancari.