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Invio documenti tramite e-mail
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I documenti che possono essere inviati tramite posta elettronica sono:
- Documenti di trasporto (D.d.T.)
- Fatture differite e accompagnatorie
- Note di credito
- Ricevute fiscali di vendita
- Ordini a fornitori
- Ordini a clienti
- Solleciti di pagamento
- Solleciti consegna da fornitori
| Dispositivo |
Requisito minimo |
Requisito consigliato |
| Processore |
Pentium III |
Pentium IV |
| RAM |
512 MB |
1024 MB |
| Sistema operativo |
Windows 2000 |
Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 |
| Browser Internet |
Internet Explorer 5.0 |
Internet Explorer 7.0 |
| Client di posta |
Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Windows Mail, Windows Live Mail, Novell GroupWise o client di posta con supporto MAPI |
Microsoft Outlook |
Operazioni preliminari
Al fine di potere inviare con successo documenti tramite posta elettronica è necessario eseguire nell'ordine le operazioni di seguito indicate:
- Installazione e definizione del client di posta predefinito;
- Definizione dei parametri;
- Realizzazione di un testo di accompagnamento;
- Codifica degli indirizzi di posta elettronica;
- Adeguamento modelli di stampa (fincati).
Installazione e definizione del client di posta predefinito
La prima operazione da compiere è quella di installare un client di posta nelle diverse postazioni di lavoro. Un client di posta è un programma che permette di ricevere ed inviare delle e-mail attraverso il servizio di posta elettronica. Esistono numerosi programmi in commercio che assolvono a questa funzione e molti di questi utilizzano un particolare protocollo di comunicazione con applicazioni esterne denominato MAPI. Se il client installato supporta questo protocollo di comunicazione, potrà essere utilizzato per inviare automaticamente le e-mail; in caso contrario non sarà possibile automatizzare l'operazione di invio.
Suggerimento Per verificare se il client di posta predefinito è correttamente installato sul sistema è sufficiente selezionare dal menu Avvio di Windows la voce Esegui e digitare MAILTO:. Se appare la finestra per la composizione della e-mail, il client è correttamente installato; se appare invece la richiesta di ulteriori informazioni (nome utente, dati per il collegamento, ecc.) il client deve ancora essere configurato. In questo caso è necessario consultare la guida del client di posta per informazioni su come configurare l'applicativo.
Una volta che il client di posta risulta installato e correttamente configurato è necessario impostarlo come client di posta predefinito. Anche in questo caso è necessario consultare la guida del client di posta per informazioni in tal senso.
Definizione dei parametri
Nelle Opzioni (nel menu Strumenti) è possibile definire nella Scheda Stampa, Sottoscheda e-mail i parametri generali da adottare per l'invio dei documenti tramite posta elettronica:
Cartella File Allegati: indica dove devono essere creati gli allegati per le e-mail.
Cancella Allegati: se selezionata, questa opzione consente di eliminare gli allegati dal disco fisso dopo avere inviato la e-mail.
Suggerimento Se si desidera archiviare una copia della posta inviata, non selezionare l'opzione; periodicamente è possibile archiviare gli allegati su un diverso supporto. In questo modo i documenti inviati possono essere consultati senza mantenere copia delle e-mail nel client di posta.
Modalità invio: indica la modalità di invio dell'e-mail.
Raggruppa documenti per clienti/fornitori: Indica se, a fronte di più documenti intestati a un cliente o a un fornitore, occorre inviare una sola e-mail o tante e-mail quanti sono i documenti elaborati per quel cliente o quel fornitore.
Realizzazione di un testo di accompagnamento
L'invio dei documenti tramite posta elettronica prevede che questi documenti siano allegati alla lettera. Si rende pertanto necessario predisporre un breve testo generico di accompagnamento dei documenti che vengono inviati. Ecco alcuni esempi:
Oggetto: Fattura differita (da DDT) Gentile cliente,
la ringraziamo per avere scelto i nostri prodotti (servizi). Le anticipiamo, in allegato alla presente i documenti di vendita. Per consultarli sarà sufficiente eseguire il programma allegato.
I documenti cartacei seguiranno a mezzo posta ordinaria. L'occasione ci è gradita per porgere distinti saluti ed augurare buon lavoro.
Oggetto: Conferma d'ordine Gentile cliente,
la ringraziamo per avere scelto i nostri prodotti (servizi). La preghiamo di volerci confermare via fax o via e-mail l'ordine e le condizioni commerciali che trovate in allegato. La spedizione della merce avverrà entro 24 ore dal ricevimento della Sua conferma.
L'occasione ci è gradita per porgere distinti saluti ed augurare buon lavoro.
Nota L'oggetto delle e-mail viene compilato automaticamente dal programma, ma è comunque modificabile dall'utente.
I testi di accompagnamento dei documenti devono essere in formato Solo testo e possono essere realizzati con qualsiasi editor di testo. E' possibile ad esempio utilizzare la procedura Blocco Note fornita con i sistemi operativi Windows.
Attenzione Affinché i testi possano essere utilizzati per l'invio della e-mail è necessario salvarli nella cartella dei dati del programma, sottocartella Testi Se ad esempio la cartella dati C:\AZW\DB\ i testi dovranno essere salvati nella cartella
C:\AZW\DB\TESTI\
Per verificare dove risiedono i dati consultare nel menu Strumenti, Opzioni, la scheda Directory Predefinite. Una volta realizzati i testi di accompagnamento, è opportuno abbinarli ai relativi documenti. Per le conferme d'ordine occorre utilizzare la scelta
Tipi Ordini da Menu Base, Archivi Ordini; per i documenti di vendita la tabella
Tipi Documento, da Menu Base, Archivi Vendite; per i solleciti merce degli ordini a fornitori la scelta
Parametri acquisti, da Menu Base, Parametri Acquisti; per i solleciti di pagamento la scelta
Parametri Estratti Conto, da Menu Contabilità, Estratti Conto.
Codifica degli indirizzi di posta elettronica
L'invio dei documenti tramite e-mail può avvenire solo se ai clienti ed ai fornitori interessati è stato abbinato un indirizzo di posta elettronica. L'abbinamento può avvenire con due modalità:
- inserendo l'indirizzo nella Scheda Doc e-mail dell'Anagrafica Contatti Clienti e dell'Anagrafica Contatti Fornitori, accessibile dal pulsante Contatti nell'Anagrafica Clienti e nell'Anagrafica Fornitori o dall'apposita scelta di menu, e specificando il tipo documento abilitato per l'invio dei documenti tramite e-mail
- inserendo l'indirizzo nella scheda Generali dell'Anagrafica Clienti e dell'Anagrafica Fornitori
La procedura non esegue alcun controllo particolare sull'indirizzo: in caso di errata imputazione, la mancata consegna della posta sarà segnalata con un messaggio dal Provider (come in caso di invio manuale).
Adeguamento modelli di stampa (fincati)
L'adeguamento dei modelli di stampa è una operazione facoltativa; per inviare i documenti non è necessario infatti predisporre modelli diversi da quelli cartacei; tuttavia se sul modello fincato sono stati inseriti elementi grafici, la dimensione dell'allegato contenente i documenti risulterà maggiore. Sono considerati elementi grafici:
- Linee, linee ortogonali, polilinee, linee a mano libera;
- Rettangoli, rettangoli arrotondati, ellissi;
- Immagini (logo aziendali, firme acquisite con scanner, ecc.);
- Immagini di sfondo.
Attenzione Anche l'immagine di sfondo (che nella stampa su carta non viene riportata) viene allegata al documento. Questo per una corretta interpretazione dei dati da parte del destinatario del documento.
Sono considerati elementi non grafici:
- Campi di database;
- Testi fissi.
Invio dei documenti
Una volta completate le operazioni preliminari è possibile procedere all'invio dei documenti. Per procedere in tal senso, dopo avere confermato la stampa dei documenti di vendita, delle conferme d'ordine, dei solleciti di pagamento, dei solleciti di consegna degli ordini a fornitori o degli ordini fornitori, selezionare l'opzione e-mail nella finestra di Stampa. A seconda delle opzioni selezionate nella finestra di stampa, ogni documento elaborato può essere:
- Stampato su carta: se il cliente o il fornitore a cui il documento è intestato non ha abbinato alcun indirizzo e-mail;
- Inviato tramite e-mail: se l'indirizzo è stato compilato correttamente.
Attenzione La creazione degli allegati è una operazione abbastanza complessa e richiede un tempo maggiore rispetto alla normale stampa su carta; i tempi di elaborazione variano inoltre anche in funzione delle caratteristiche del PC. La maggior parte degli utenti dispone di un collegamento Internet tramite modem; in questo caso il client di posta è configurato per inviare i documenti solo dopo avere aperto un collegamento.
Se si usufruisce dell'accesso alla rete tramite modem è possibile:
- Inviare immediatamente i documenti elaborati, collegandosi alla rete quando richiesto dal client di posta;
- Inviare in un secondo momento i documenti, rifiutando la richiesta di collegamento del client di posta. In questo caso, i documenti rimangono nella casella relativa alla Posta in uscita del client di posta, e vengono inviati non appena il client disporrà di un collegamento con la rete.
Caratteristiche tecniche dell'allegato
I documenti elaborati vengono spediti via e-mail sotto forma di allegato. Per una maggiore fruibilità e per favorire la massima diffusione di questa forma di comunicazione, sono stati scelti dei formati standard per la rappresentazione dei documenti:
- Elementi di testo (Campi di database e testi fissi) = Formato HTML
- Elementi grafici (Immagini, Linee, sfondi, ecc.) = Formato JPEG
Tutti gli elementi sono dunque ulteriormente compressi in un eseguibile di piccole dimensioni che consente all'utente di visualizzare i documenti nel proprio browser predefinito.