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Come organizzare il salvataggio archivi

Per salvaguardare i dati dell'azienda da fattori accidentali che potrebbero causarne la perdita, è necessario effettuare l'operazione di salvataggio dei dati (o backup ) in maniera assidua e regolare. Più importanti sono le informazioni da salvare, più frequenti e precisi dovranno essere i salvataggi.

Poiché i fattori che possono determinare la perdita dei dati sono diversi: danneggiamento dei dispositivi (disco fisso, controller, supporti in genere), cadute di tensione elettrica, errori dell'operatore, non bisogna sottovalutare l'importanza del salvataggio archivi che, anzi, dovrebbe essere considerato come un lavoro da eseguire con costanza e regolarità, esattamente come ogni altro lavoro all'interno dell'azienda. In un sistema gestionale, dove occorre considerare anche le implicazioni di carattere fiscale della tenuta della contabilità, l'effettuazione delle copie assume una importanza primaria.

Tramite la funzione Salvataggi e Ripristini è possibile salvare:

• Gli archivi di una singola azienda di lavoro;
• I dati comuni alle aziende;
• I dati comuni e gli archivi di tutte le aziende di lavoro gestite;
• I programmi;
• I file di help;
• Altri dati, anche estranei alla procedura, selezionati dall'utente.

Strategia dei backup

La scelta del tipo di dati da salvare è determinata dal "valore" dei dati stessi: la possibilità di ricreare i dati ed il tempo necessario per la loro ricostruzione incidono sulla frequenza dell'effettuazione delle copie. Per esempio, se si gestisce una sola azienda di lavoro sarà opportuno effettuare le copie della singola azienda con più frequenza rispetto al salvataggio di tutte le aziende e degli archivi comuni.

I supporti magnetici utilizzati, se si opta per il salvataggio su dischetti, vanno custoditi con cura e lontano da campi magnetici che possano comprometterne il contenuto.

Di seguito è illustrato un efficiente sistema di organizzazione del salvataggio periodico dei dati.

Al termine di ogni giornata lavorativa deve essere effettuata la copia giornaliera degli archivi. E' necessario predisporre uno o più supporti per ogni giorno lavorativo, con un'etichetta indicante il nome del giorno (Lunedì', Martedì, ecc.) e la data. L'ultimo giorno lavorativo della settimana deve essere effettuata la copia settimanale; i supporti con le copie giornaliere possono essere riutilizzati la settimana seguente, al termine della quale occorre eseguire il salvataggio settimanale su un altro supporto settimanale (diverso da quello della settimana precedente). E' possibile, opzionalmente, utilizzare lo stesso metodo per la creazione di copie mensili su supporti differenti.

Considerando una settimana lavorativa dal Lunedì a Venerdì, il sistema proposto è così riassunto:

• 4 copie giornaliere: Lunedì, Martedì, Mercoledì, Giovedì;
• 3 copie settimanali: prima, seconda e terza settimana del mese, da usare tutti i Venerdì;
• 11 copie mensili: da usare tutti i Venerdì dell'ultima settimana del mese;
• 1 copia annuale: da usare il venerdì dell'ultima settimana dell'anno.

E' possibile effettuare una gestione semplificata delle copie di salvataggio, utilizzando alternativamente due serie di dischetti da utilizzare per ogni cadenza periodica (giornaliera, settimanale, mensile, annuale). Ovviamente tale strategia di backup presenta una minor sicurezza rispetto alla soluzione prospettata in precedenza.