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Introduzione

Contabilità analitica

Questa sezione della Guida tratta gli aspetti generali riguardanti il modulo Analitica. Verranno presi in esame i seguenti argomenti:

• Caratteristiche della procedura
  
• Prime operazioni
  

Caratteristiche della procedura

Tramite la procedura di contabilità analitica è possibile ottenere il controllo economico della gestione aziendale. Al fine di analizzare le singole operazioni aziendali e valutare l'economicità della gestione aziendale, mediante il modulo di contabilità analitica è possibile procedere ad una precisa analisi dei costi e dei fattori produttivi impiegati, secondo la loro destinazione. La contabilità analitica ha lo scopo di fornire i costi ed i ricavi per reparto, per commessa, per linea di prodotto, per gruppi di persone e risorse ecc.: aspetti analitici che la contabilità ordinaria non è in grado di fornire in quanto, allo scopo di determinare il risultato di esercizio la contabilità generale distingue i fatti amministrativi per natura e non per destinazione. L'analisi per Centri di Costo/Ricavo avviene ripartendo i costi e i ricavi su entità omogenee dette

Centri di Costo. Il

Centro di Costo rappresenta quindi uno strumento contabile parallelo che serve per attribuire in modo più appropriato i costi ai prodotti (o ai servizi): è un'unità organizzativa cui è assegnata la responsabilità di gestire risorse che generano costi; sulla base di specifiche rilevazioni è possibile stabilire come sono state impiegate le risorse dall'unità organizzativa e verificare se ed in che modo gli obiettivi di costo, prefissati in sede preventiva, sono stati conseguiti.

L'uso dei Centri di Costo è necessario per diversi scopi:

• per ripartire in modo corretto i costi comuni a più prodotti;
  
• per responsabilizzare gli organi decisionali preposti alla direzione dell'unità organizzativa (sia per contenere la spesa, sia per realizzare livelli di efficienza e produttività adeguati);
  
• per disporre di dati informativi e conoscitivi atti a illuminare le scelte e ad influire sulle decisioni.
  

Prime operazioni

Dopo l'attivazione del modulo di contabilità è necessario eseguire le seguenti operazioni:

• Selezionare nei Parametri Analitica le caselle di opzione per la gestione dei Centri di Costo ed eventualmente delle Commesse.
  
• Predisporre gli archivi creando tutti i Centri di Costo e di Ricavo, le Voci di Costo e di Ricavo e le Commesse nei quali dovranno confluire le informazioni derivanti dai moduli contabilità, vendite e ordini. La definizione e la classificazione dei Centri di Costo, delle Voci di Costo e ricavo e delle Commesse è personalizzabile secondo le esigenze organizzative dell'azienda è si realizza nella scelta Archivi Analitica. Nella stessa scelta è possibile codificare le Causali analitiche in cui vengono classificati i movimenti di contabilità analitica: ciò consente di raggruppare le informazioni in maniera logica.
  
• Creare le Categorie di contabilità analitica da legare in seguito agli articoli di magazzino, ad esempio per ottenere un'analisi dei costi e ricavi per linee di prodotto. La definizione delle Categorie di contabilità analitica si effettua tramite la scelta Categorie Analitiche, mentre l'abbinamento delle categorie agli articoli avviene nell'anagrafica articoli (nella scheda Principali).
  
• I Centri di Costo/Ricavo che a loro volta devono essere suddivisi in ulteriori Centri vanno impostati nella scelta Ripartizioni per Centri di Costo/Ricavo.
  
• Per ogni conto di costo o ricavo presente nel Piano dei conti è necessario definire l'abbinamento e la ripartizione sui Centri di Costo/Ricavo ed alle voci di Costo/Ricavo nella scelta Ripartizioni conti P.d.C.. La destinazione e la ripartizione avviene stabilendo per ogni entità un "peso": in base a questo parametro il programma effettua un calcolo delle percentuali di ripartizione. Il peso identifica un valore ed ha una valenza differente a seconda dei criteri di ripartizione stabiliti dall'utente (esempio: ore lavorate, numero delle persone dedicate, importo effettivo del costo imputato ecc.). il metodo di ripartizione può essere di tipo automatico, manuale oppure escluso: nel primo caso l'utente confermando le operazioni di contabilità aggiorna gli archivi relativi alla contabilità analitica, nel secondo caso l'utente ha la facoltà di confermare o meno i conti ed i parametri proposti nella finestra di ripartizione al termine delle operazioni, nel terzo caso il sottoconto non ha alcun legame con la Contabilità analitica.
  
• Per ogni tipologia di Documento di vendita gestito è possibile abbinare il Centro di Costo/Ricavo predefinito ed il tipo di collegamento (manuale, automatico o escluso) da proporre nella testata dei documenti in fase di inserimento degli stessi. Le informazioni devono essere inserite nella tabella Tipi documento.
  
• Per ogni tipologia di Ordine di vendita gestito è possibile abbinare il Centro di Costo/Ricavo predefinito ed il tipo di collegamento (manuale, automatico o escluso) da proporre nella testata degli ordini in fase di inserimento degli stessi. Le informazioni devono essere inserite nella tabella Tipi ordini.
  
• Per le Causali contabili riguardanti movimenti contabili da escludere dal collegamento alla contabilità analitica (per esempio i movimenti riguardanti la Chiusura/Riapertura dei conti) è necessario gestire l'esclusione impostando l'opzione "Escludi dalla contabilità analitica" presente nella tabella Causali contabili.
  
• Per quanto riguarda il collegamento tra il modulo Cespiti e la Contabilità Analitica occorre impostare tutte le informazioni di collegamento tra le due gestioni in Anagrafica Cespiti e nei Parametri Cespiti.
  

La procedura di Contabilità analitica consente di ottenere le seguenti stampe ed elaborazioni:

• Interrogazione e stampa di controllo dei Movimenti di contabilità analitica;
  
• Interrogazione e stampa delle schede relative ai Centri di Costo, Voci di Costo e Commesse;
  
• Stampa dei Bilanci di analitica.
  

I dati della contabilità analitica possono essere rilevati in diversi modi:

• direttamente dai documenti del ciclo attivo: in questo caso, il documento (ordine, D.d.T., fattura, ecc.) contiene già le informazioni necessarie ai fini analitici. E' possibile impostare per ogni documento un centro di costo predefinito, ma rimane la facoltà di indicare per ciascun elemento valorizzato del documento (righe di corpo o voci di calce) un diverso centro e la voce più appropriata. È possibile, inoltre, abbinare l'intero documento ad una particolare commessa. Al momento del consolidamento, contestualmente alla generazione della contabilità generale, vengono generate anche le rilevazioni relative alla contabilità analitica.
  
• dalla gestione movimenti di contabilità generale: al termine di ciascuna registrazione di contabilità generale è possibile aggiornare in modo automatico, semi-automatico o manuale i dati di contabilità analitica. Ad ogni riga di contabilità generale è possibile abbinare una differente ripartizione analitica.
  
• manualmente dalla gestione movimenti di contabilità analitica: è consigliabile utilizzare questa modalità per inserire rettifiche o movimenti che non trovano riscontro nella contabilità generale.