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Gestione Inventario fisico e rettifiche inventariali

Menu Rettifiche Inventariali

Con il termine inventario viene indicato sia il processo di conteggio dei prodotti esistenti in una certa data in magazzino, sia il documento in cui vengono riportate le giacenze e il loro valore. Si parla di inventario fisico o di fatto per intendere che l'utente si trova concretamente in magazzino e si contano quanti pezzi, di ogni articolo trattato, sono presenti.

Di norma un inventario fisico avviene secondo la seguente operatività:

• Nomina di un revisore inventario che visita tutti i reparti e assiste ai conteggi
• Fornitura documenti di conta prenumerati (documenti inventariali) su cui non compaiono le giacenze
• Fermo della produzione e della movimentazione delle merci
• Doppia conta da parte di due persone diverse
• Annotazione gli estremi delle merci obsolete, danneggiate o avariate
• Accertamento delle merci:
  • fatturate ma non ancora spedite
  • entrate ma non ancora coperte da fattura
  • già fatturate ma non ancora arrivate
• Controllo dei documenti inventariali rientrati
• Supervisione finale del responsabile

Perché si fa l'inventario?

Scopo dell'inventario fisico è quello di rilevare eventuali differenze rispetto ai dati che risultano dalla contabilità di magazzino dell'azienda. Ad esempio, può accadere che le schede di magazzino evidenzino delle quantità di merci che di fatto non sono presenti in magazzino.

Da che cosa possono dipendere queste divergenze?

Innanzitutto da errori di registrazione: ad esempio un movimento non è stato registrato o è stato registrato più volte, o si è sbagliato ad indicare la quantità di merce entrata o uscita. Inoltre è possibile che vi siano stati dei cali naturali delle merci in rimanenza, oppure vi possono essere stati piccoli ammanchi o furti dei quali non ci si è resi conto e che non sono stati registrati contabilmente.

Quando si effettua l'inventario?

L'inventario di magazzino può essere effettuato in qualunque momento: in genere vengono effettuati inventari di verifica periodici, ma particolare significato assume l'inventario di fine esercizio che serve a chiudere l'esercizio di magazzino appena trascorso e ad aprire il nuovo esercizio con la rilevazione dell'esistenza iniziale. Prima di procedere con la chiusura dell'esercizio, è indispensabile effettuare l'inventario di fine esercizio di tutti i magazzini dell'azienda. L'inventario di magazzino si fa non solo per contare le quantità rimanenti ma anche per conoscere l'utile sulle vendite. L'utile sulle vendite è la differenza tra il ricavo e il costo dei prodotti venduti. Ma non basta quindi fare la differenza tra le vendite e gli acquisti, ma occorre confrontare il valore del magazzino all'inizio e alla fine dell'anno. Ad esempio se il valore del magazzino scende, significa che si è venduto non solo quanto acquistato quest'anno ma anche parte di quanto acquistato gli anni precedenti, quindi con un costo dei prodotti venduti maggiore e un utile minore. Viceversa se il valore del magazzino è in crescita, significa che parte dei prodotti acquistati quest'anno sono rimasti invenduti, con un costo di quelli venduti minore e con un utile maggiore.

Nel processo di rilevazione e di redazione del bilancio si ravvisa sia una responsabilità a capo del supervisore che degli addetti al conteggio; la procedura di gestione deve essere precisa e accorta: si consideri ad esempio l'importante precauzione di non far sapere agli addetti al conteggio i quantitativi delle giacenze virtuali. La gestione dell'inventario fisico (che nel seguito chiameremo rilevazione inventariale per evitare confusione tra processo e documento), prevede i seguenti passaggi:

• Creazione ad una certa data di una "rilevazione inventariale" in cui viene conservata l'immagine delle giacenze (presunte) aggiornate all'ultima registrazione di magazzino.
• Suddivisione del conteggio in sezioni: ogni sezione copre una parte delle merci da rilevare e nel caso della rilevazione manuale coincide con il prospetto che viene assegnato all'addetto per il conteggio
• Compilazione giacenze reali delle sezioni (manuale o mediante import dai file generati con i terminalini)
• Confronto interattivo tra i dati reali (ottenuti aggregando i dati delle sezioni) e quelli previsti e generazione automatica dei movimenti di magazzino (carichi/scarichi) di rettifica.

La soluzione copre in modo flessibile sia le esigenze delle piccole realtà che quelle un po' più complesse. Nelle piccole realtà probabilmente verrà redatta un'unica sezione e l'addetto si limiterà a verificare (ed in seguito ad imputare nel PC) le differenze rispetto ai valori attesi. Nelle medie aziende potrebbero essere impiegati più addetti muniti di terminalino che riportano in sezioni diverse i risultati del loro conteggio.

Se il magazzino risulta gestito a lotti il conteggio viene fatto sui lotti e le rettifiche vengono operate anche sulle giacenze dei lotti (mediante creazione dei movimenti lotti di rettifica).

Flusso delle operazioni inerenti l'effettuazione delle rettifica inventariale

Fase preparatoria

Il supervisore inserisce mediante la scelta Gestione rilevazioni inventariali gli estremi del processo di conteggio che sta per iniziare.

In questa fase preparatoria si può decidere di suddividere l'insieme delle merci in una o più “aree da conteggiare”, che definiremo Sezioni. Di norma ogni area verrà rilevata da uno specifico addetto: ad esempio è possibile indicare ai diversi addetti di quali luoghi fisici occuparsi (magazzini o ubicazioni) oppure si può indicare il tipo di articolo (ad esempio la Categoria Merceologica). Su ogni sezione viene anche indicato il metodo che verrà utilizzato per l'inserimento dei dati: Manuale o Import automatico da terminalino.

La fase di preparazione continua fino a quando tutte le sezioni necessarie sono state inserite.

Inizio del fermo magazzino

Da questo momento il supervisore deve assicurarsi che il magazzino rimanga fermo per le operazioni di conteggio.

Generazione immagine del magazzino

Il supervisore esegue la generazione dell'immagine del magazzino che prevede il controllo sugli articoli esclusi dalla rilevazione e su quelli considerati più volte.

L'elaborazione prevede la realizzazione della fotografia delle giacenze virtuali tramite la scelta Genera Fotografia Inventariale) per tutti gli elementi in gioco (magazzino - articolo - lotto) e, solo se la rilevazione è manuale, le tabelle per la compilazione dei dati corrispondenti ai prospetti stampati. La rilevazione passa dallo stato In preparazione allo stato Generato.

Stampa dei prospetti

Ora è possibile eseguire la stampa dei prospetti da compilare e viene incaricato ciascun addetto del conteggio sull'area degli articoli che gli sono stati assegnati.

Conteggio da parte degli addetti

La fase di conteggio delle quantità fisiche termina quando tutti gli addetti hanno eseguito il loro compito.

Fine del fermo magazzino

A questo punto il supervisore può dichiarare terminato il fermo magazzino. Le operazioni di inserimento dei dati e le considerazioni sulle differenze possono essere eseguite anche in un momento successivo grazie alle informazioni registrate sulla situazione virtuale e reale al momento della conta. La fotografia dei dati al momento del conteggio permetterà di ottenere in date successive l'esatto scostamento che dev'essere rettificato nella data dell'inventario.

Inserimento dati rilevati

Al rientro ciascun addetto potrà imputare (o far imputare dal supervisore) la situazione reale a magazzino oppure fornirà il file da importare prodotto con il terminalino. La scelta da utilizzare è Inserimento Dati Rilevazione.

Eventuale rigenerazione

Se ci si accorge che sono state omesse delle registrazioni e se il magazzino reale è rimasto fermo è ancora possibile scattare una nuova foto del magazzino contabile mediante la scelta Genera Fotografia Inventariale.

Confronto

Si possono esaminare le differenze tra la situazione reale e quella attesa (anche mediante una stampa specifica) ed è possibile indicare quali elementi si vogliono rettificare (in questa fase viene impedita la possibilità di variare le informazioni fin qui inserite): si tratta di una specie di approvazione con la possibilità di inserire un motivo per l'ammanco.

Se una combinazione magazzino - articolo - lotto è presente in più sezioni i relativi quantitativi vengono sommati tra di loro e viene comunque riportato in una colonna il numero di sezioni che hanno concorso alla generazione del dato. La scelta preposta è Genera Rettifiche Inventariali, dove si possono decidere tre comportamenti:

• Azzerare il confronto quindi tornare alla fase di inserimento dati annullando tutte le modifiche che si sono operate durante il confronto
• Salvare il confronto e mantenere congelata la situazione per riprendere in un momento successivo
• Generare le rettifiche (e quindi passare allo stato successivo: Chiuso)

Generazione rettifiche

Si procede a generare i movimenti di magazzino di rettifica assieme ai movimenti lotti correlati.

La rilevazione passa in stato Chiuso e non è più modificabile. A questo punto, se fosse necessario ripetere la rettifica, bisognerebbe eliminare prima manualmente i movimenti di magazzino generati e ripetere tutto il processo.