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Come gestire archiviazione e allegati

Il modulo gestisce le procedure di archiviazione e consultazione delle stampe e degli allegati, offrendo una consultazione pratica e funzionale dei documenti.
L'utente può salvare e consultare i documenti e gli allegati in ogni momento, indipendentemente dall'operazione che si sta svolgendo; questo consente una gestione dinamica e integrata dei contenuti e delle funzionalità della procedura.
L'archiviazione dei documenti richiede necessariamente che a ogni tipo sia associata la relativa classe documentale; l'archiviazione avviene nel momento della stampa definitiva del documento, o della ristampa, se nella finestra di dialogo Stampa è selezionato l'apposito campo.
Gli allegati, invece, possono essere file di qualsiasi tipologia e sono associabili a entità predeterminate nella procedura; è possibile acquisire un file di immagine anche tramite scanner e allegarlo direttamente all'entità selezionata.
Oltre alla possibilità di ricercare i documenti e gli allegati tramite l'apposita funzione di Esplora Archivio è possibile, per ogni documento o entità, visualizzare la stampa archiviata o i file allegati ad esso.

Entità

L'archiviazione delle stampe è prevista per:

La stampa archiviata per un documento è visualizzabile attraverso la funzione di ricerca prevista dal modulo oppure direttamente dal documento richiamando il sottomenu con il tasto destro del mouse e selezionando la voce Stampe Archiviate: il comando Visualizza stampa archiviata richiama la stampa definitiva del documento, o la ristampa, in formato pdf, mentre la voce Gestisci stampe archiviate apre la funzione di ricerca con i filtri già impostati sui dettagli del documento.
Le stampe archiviate dei Registri IVA e del Libro Giornale sono visualizzabili dalle relative scelte, oppure richiamando il sottomenu con il tasto destro del mouse e selezionando la voce Gestisci stampe archiviate è possibile accedere alla funzione di ricerca dove è possibile visualizzare tutte le stampe archiviate per tipologia di registro o per tutti i registri e per il libro giornale.

Le gestione degli allegati è prevista per:

La gestione degli allegati per un'entità avviene attraverso le voci del sottomenu Gestione Allegati richiamabile con il tasto destro del mouse:

Nuovo allegato: è possibile allegare un file all'entità attraverso tre modalità: Acquisisci da file, Acquisisci da scanner oppure trascinando il file sulla barra di notifica posta nella parte inferiore delle finestre di dialogo delle entità che prevedono la gestione degli allegati
Lista allegati recenti: richiama l'elenco degli ultimi 10 allegati all'entità, in ordine decrescente di data archiviazione, che possono essere visualizzati direttamente dalla voce di sottomenu
Gestisci allegati: richiama la funzione di ricerca con i filtri già impostati sui dettagli dell'allegato

Le entità per le quali è possibile impostare degli allegati prevedono anche l'associazione di un file di testo nel quale riportare annotazioni di qualsiasi tipo. La funzione è presente nel sottomenu richiamabile con il tasto destro del mouse, selezionando la voce Post-X.
La funzione del sottomenu per allegare documenti e inserire Post-X non è abilitata in fase d'inserimento dell'entità, ma solo a entità confermata e registrata. Allo stesso modo, per i documenti di acquisto/vendita già consolidati non è possibile inserire allegati e/o Post-X.
Prima di cominciare la gestione operativa dell'archiviazione è consigliabile verficare le impostazioni presenti nella voce di menu Parametri archiviazione e allegati.