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Prime operazioni - Modulo Lotti

Introduzione al modulo Lotti

Dopo l'attivazione del modulo di gestione dei Lotti è necessario predisporre correttamente gli archivi ed eseguire le operazioni preliminari di seguito elencate. Per ogni articolo ricordiamo che si può decidere:

• di non gestire i lotti per l'articolo (opzione in Anagrafica Articoli);
• di gestire i lotti richiedendo manualmente la selezione del lotto da consumare;
• di gestire i lotti proponendo in automatico il primo lotto entrato in azienda e i successivi (criterio FIFO);
• di gestire i lotti proponendo in automatico l'ultimo lotto entrato in azienda e i precedenti (criterio LIFO);
• di gestire i lotti proponendo in automatico quello ottimale in base alla data scadenza (criterio FEFO);
• di gestire i lotti secondo i criteri LIFO, FIFO o FEFO per lotti omogenei, ovvero decidere di prelevare l'intera quantità necessaria ove disponibile per intero.

Prime operazioni da eseguire dopo l'attivazione del modulo

• selezionare nei Parametri Lotti la casella di opzione Gestisci lotti per attivare la gestione dei lotti sull'azienda di lavoro;
• in anagrafica Tipi Lotto creare tutte le tipologie di lotto da utilizzare. I tipi lotto rappresentano le categorie omogenee per il trattamento dei lotti e definiscono le caratteristiche comuni per l'acquisto, la produzione ed il consumo dei lotti stessi; si stabilisce ad esempio se il criterio di consumo del lotto deve essere manuale, LIFO ecc.
  E' possibile anche attribuire un numero di giorni di pre-scadenza: ciò permette di stabilire quale è il periodo di pre-allarme in vista dell'avvicinarsi della scadenza del lotto. Poiché ogni lotto deve poter essere identificato da un codice univoco, ai fini della creazione automatica dei nuovi lotti, è possibile in questa sede definire l'espressione utilizzata per la creazione dei nuovi codici, ovvero parametrizzare la composizione del codice (per esempio: data + sigla del fornitore + progressivo numerico, ecc.);
• attribuire il tipo lotto agli articoli. Questa operazione può avvenire con l'indicazione manuale del tipo lotto in ciascuna anagrafica articolo, oppure in modo cumulativo mediante una procedura di utilità: tramite la scelta Attribuzione Tipo lotto agli articoli si ha la facoltà di assegnare un determinato tipo lotto a gruppi di articoli filtrati in base ai criteri standard di selezione;
• per quanto riguarda il collegamento tra il modulo Lotti e gli altri moduli che alimentano i lotti stessi (ovvero Magazzino, Vendite, Acquisti e Ordini) occorre impostare tutte le informazioni di collegamento tra le gestioni e fissare le modalità di controllo nei Parametri Lotti: si definisce infatti in quale fase delle registrazioni si vuole visualizzare il dettaglio del collegamento con i lotti, ovvero se i lotti devono essere aggiornati automaticamente riga per riga o al termine dell'intera registrazione, con o senza richiesta di conferma all'utente.

I lotti possono essere 'alimentati' in diversi modi:

• dai documenti di acquisto;
• dai documenti di vendita;
• dai movimenti di magazzino;
• dalle liste di prelievo (ordini clienti);
• dal consolida rimessi (ordini fornitori);
• dal Lancio di Produzione (distinta Base);
• dalle operazioni di trasformazione lotti (per trasformazione si intende la generazione di un lotto partendo da uno o più lotti presenti a magazzino);

• manualmente dalla gestione movimenti lotti: è consigliabile utilizzare questa modalità per inserire rettifiche o movimenti che non trovano riscontro nella contabilità di magazzino.

Tramite il comando Compensazione Giacenze è possibile caricare, distintamente per ogni articolo e magazzino, un lotto aperto con saldo pari al saldo totale dello stesso articolo in magazzino. Viene creata una sola registrazione per articolo con il saldo globale relativo ad ogni magazzino, quindi non si avrà a disposizione il dettaglio dei singoli e reali lotti pregressi, che è invece possibile inserire tramite la Gestione movimenti del menu Lotti.

La procedura di Gestione Lotti consente di ottenere le seguenti stampe ed elaborazioni:

• interrogazione e stampa di controllo dei movimenti lotti;
• interrogazione e stampa delle schede, delle giacenze dei lotti scaduti e in pre-scadenza;
• verifica della congruenza delle giacenze di magazzino e delle giacenze dei lotti: scelta Controlla Giacenze;
• evidenziazione dei lotti all'interno dei fincati relativi ai documenti di acquisto e di vendita.

Altri dati gestibili in Anagrafica Lotti:

• codice produttore (in aggiunta a quello del fornitore);
• riferimenti al lotto del fornitore;
• riferimenti al lotto di produzione;
• data di registrazione;
• 2 campi liberi numerici, 2 alfanumerici e 2 date (personalizzabili dall'utente nei parametri) per consentire di attribuire ulteriori dettagli ai singoli lotti;
• note libere;

Altre informazioni legate ai lotti:

• possibilità di personalizzare la stampa dei documenti aggiungendo i campi relativi ai lotti nei Fincati
• possibilità di stampare le Etichette con le informazioni dei lotti; la stampa si ottiene:
  • nelle diverse Gestioni (documenti, movimenti, ecc.): dopo aver richiamato il movimento prescelto aprire il menu di servizio tramite tasto destro del mouse e fare clic sulla voce Stampa etichette lotti
  • nelle Interrogazioni (documenti, movimenti) tramite apposito pulsante presente nella barra degli strumenti della griglia che elenca i movimenti stessi
  • nel menu Strumenti selezionando la voce Stampa etichette (Wizard)
• navigabilità e traccia lotti: sono disponibili utili funzionalità che forniscono tutte le informazioni relative alla tracciabilità dei lotti. L'obiettivo è consentire la rintracciabilità di un qualsiasi lotto all'interno di tutto il flusso dei documenti e dei movimenti di magazzino: la procedura crea una mappa dinamica di tutti i lotti evidenziando da che cosa è scaturito il lotto e che cosa ha generato a sua volta il lotto stesso. I punti di accesso alla schermata di navigazione sono:
  • nelle diverse Gestioni (documenti, movimenti, trasformazione): dopo aver richiamato il movimento prescelto aprire il menu di servizio tramite tasto destro del mouse e fare clic sulla voce Traccia lotti
  • nella scelta Navigabilità documentale
  • nella scelta Tracciabilità Lotti
• possibilità di stabilire nella scelta Parametri Lotti / Scheda Principali alcune preferenze in merito al controllo dei lotti scaduti o in pre-scadenza durante gli scarichi, e alla disponibilità fisica dei lotti durante il loro consumo